Dans l’exercice de sa profession, le salarié peut faire usage de son véhicule personnel pour effectuer des déplacements. Lorsqu’il le fait, l’employeur doit en principe lui rembourser intégralement ou partiellement les frais occasionnés. Le décaissement de ces dépenses se fait suivant des conditions déterminées. Quelles sont les démarches à suivre pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques ? Voici le guide idéal pour tout savoir sur ces frais de déplacement !
Remboursement des frais kilométriques : quelles sont les dépenses prises en compte ?
Pour obtenir un remboursement intégral des frais kilométriques, certaines règles sont à respecter. En effet, toutes les dépenses engagées par le salarié ne sont pas couvertes par les indemnités kilométriques. Ainsi, le paiement des dépenses engendrées par l’employé implique toutes les charges relatives à la :
· Carburation du véhicule ;
· Location ou l’usure de la voiture ;
· Sécurité de l’automobile ;
· Souscription d’un contrat d’assurance.
En revanche, lorsque l’entreprise confie le calcul des frais kilométriques à une structure spécialisée ou le fait elle-même, certaines charges doivent être exclues. Il s’agit précisément des coûts de restaurations, de trajets travail/domicile…
Quelles sont les conditions de remboursement des frais professionnels ?
Plus d’un facteur conditionne le fait pour un salarié de bénéficier d’indemnités kilométriques dues aux frais de déplacement professionnel. D’abord, l’automobile utilisée ne doit pas appartenir à l’entreprise. Si c’est le cas, les frais engendrés par les voyages d’affaires de l’employé sont déjà pris en compte par la société.
Ensuite, le salarié doit nécessairement avoir parcouru une distance excédant 5Okm, sans quoi la réclamation de paiement des frais kilométriques ne saurait prospérer. Mais encore, la destination du client doit être à plus d’une heure et demie de l’entreprise en transport collectif.
En outre, pour prétendre à un remboursement, il doit conserver les pièces devant attester des dépenses effectuées. En effet, la procédure exigée par l’URSSAF oblige l’employé à posséder tous les justificatifs avant de recevoir un quelconque versement. Le salarié devra tenir la hiérarchie informée du jour et de l’endroit où il s’est rendu, de même que la distance parcourue.
Aussi, l’identité du client dont il s’agit doit être connue par l’employeur précédemment à toute perception de frais kilométriques. Enfin, il convient de souligner que le salarié doit faire usage de son véhicule personnel pour effectuer les voyages professionnels avant d’obtenir une restitution des indemnités kilométriques.
Les charges kilométriques : quelles sont les solutions pour bénéficier d’un remboursement ?
L’administration fiscale met en œuvre plusieurs mesures afin de recevoir au plus vite l’indemnisation des dépenses effectuées par l’employé pour mener à bout une mission à lui confiée. Il s’agit de la méthode des barèmes de frais professionnels et de la technique de déduction des charges engagées.
La méthode des barèmes de frais kilométriques
Les entreprises utilisent les barèmes de frais professionnels établis annuellement par l’administration fiscale pour déterminer la valeur réelle des indemnités kilométriques. Il s’agit en effet d’une technique qui facilite le calcul des dédommagements à faire aussi bien à l’entreprise qu’à l’employé.
Dès qu’il justifie de la distance parcourue, des lieux et clients visités, de la date des déplacements, le salarié établira une note de frais à son dirigeant. Le montant à payer tient parfois compte de la nature et de la résistance du véhicule. Lors de l’établissement des frais kilométriques, en plus de prendre en compte la puissance du véhicule et le kilométrage effectué, le barème inclut également :
· Le montant de la réparation et éventuellement de l’entretien ;
· Les primes d’assurance ;
· La carburation ;
· L’achat de pneus ;
· Les charges relatives à une éventuelle dégradation du véhicule.
Selon les limites du barème établi par l’administration fiscale, un remboursement forfaitaire des charges kilométriques peut être accordé au salarié. Toutefois, cette méthode de détermination des frais de déplacements professionnels à indemniser ne peut pas être appliquée aux entrepreneurs d’entreprises individuelles soumis au régime BIC.
La méthode de déduction des frais kilométriques
Cet autre procédé consiste à déduire directement la valeur exacte des frais engagés (location, carburant, réparation du véhicule) par le salarié. C’est une technique qui parait simple, mais elle est compliquée, car elle doit être en mesure de motiver chacune des dépenses faites. Sachez que lorsque vous choisissez une déduction des frais réels, vous ne pouvez plus bénéficier de l’indemnisation forfaitaire des charges kilométriques.
D’un point de vue fiscal, il vous est fait obligation de procéder à la déclaration des charges kilométriques que votre dirigeant vous restitue. Aussi, cette exigence doit être remplie pour tous les autres paiements de frais kilométriques reçus sur pièces justificatives.
Par contre, si vous faites le choix de la déduction forfaitaire de 10 %, cette procédure n’est pas indispensable. Étant donné que les indemnités fiscales ne sont pas assujetties à l’imposition sur le revenu, vous n’êtes nullement obligé de les déclarer.