Les entreprises sont toutes à un moment donné obligées de rechercher une solution de gestion de devis et de facturation, quel que soit leur secteur d’activité. Les auto-entrepreneurs ne devraient pas s’attarder à effectuer les tâches bureaucratiques. En plus, les entreprises d’envergures cherchent également un logiciel performant pour faire des devis. Cela s’explique par le fait que les données à traiter sont colossales. Choisir une application pour gérer vos devis constitue alors une mission cruciale pour maintenir une bonne gouvernance au sein de votre société. Mieux vaut s’équiper d’un logiciel de devis qui répond à vos besoins d’automatisation.
Facture, devis : comment ça fonctionne ?
Les deux documents sont des pièces comptables qui tiennent une grande importance dans la vie de toute entreprise. Le devis est un document préalable à la réalisation des travaux. Ainsi, un logiciel performant pour faire des devis détaillera le budget des activités de la société. Les informations principales qui figurent sur celui-ci sont la date, la durée de validité du devis, la raison sociale de l’entité, le nom et l’adresse de cette dernière, le décompte des prestations, la somme totale à payer et les conditions de vente. Selon les réglementations en vigueur, il est obligatoire pour toutes les prestations dont la somme est supérieure à 1500 euros. Une fois la prestation achevée, le logiciel performant pour faire des devis peut également élaborer la facture correspondante. Elle contient les détails et le coût des réalisations du service rendu. Par ailleurs, elle comporte la date d’échéance du paiement et les pénalités en cas de retard.
Opter pour un logiciel de devis selon vos besoins
Les logiciels de devis et de facturations affluent en grand nombre sur le marché. En choisir un qui correspond parfaitement à vos besoins n’est pas forcément facile. En effet, voici des critères de choix pour sélectionner un logiciel ou une application pour gérer vos devis. D’abord, il convient de considérer les fonctionnalités proposées. Les modules intégrés dans le logiciel pour créer des devis doivent répondre à des besoins particuliers de votre secteur d’activité. Définissez d’abord vos exigences sur les capacités que doit posséder l’outil de gestion. Évaluez-le ensuite s’il y correspond. De plus, il faudrait prendre en compte la personnalisation des documents avec la solution de gestion de devis et de factures. Voyez également s’il est possible de garder l’intégrité de l’image de votre entreprise en utilisant le logiciel pour créer des devis. Les documents doivent refléter et représenter votre bannière. Outre le design, l’outil de création de devis doit supporter la connexion avec un logiciel de comptabilité, disposer d’une utilisation facile et d’un prix abordable.
Connaître les types de logiciels de devis et facture
Un logiciel de devis et facture doit s’adapter à la façon dont votre entreprise travaille. Il existe actuellement deux principaux types d’outils de gestion de devis, notamment la solution de gestion de devis « SaaS » et celle « On premise ». Afin de faire un devis en ligne, la solution SaaS ou Software as a Service correspond le mieux. Ce dont vous avez besoin pour utiliser cet outil de création de devis, c’est de souscrire à un abonnement auprès d’un éditeur. Cette alternative offre la possibilité de créer des devis en ligne partout, même en déplacement. Une bonne connexion internet, un appareil supporté et vous êtes prêt à travailler ! Il est toutefois nécessaire de faire attention aux politiques de protection des données. Quant au logiciel On premise, il s’installe directement sur le serveur interne de l’entreprise si vous ne voulez pas faire un devis en ligne. Les avantages principaux sont l’absence de dépendance à un hébergeur, l’accès simple aux données, les possibilités de personnalisation et la sécurisation des données en interne.